В каких случаях целесообразно начать описание бизнес-процессов?

Есть несколько признаков того, что эти работы назрели.

1. Компания открывает новые филиалы и есть необходимость стандартизировать бизнес-процессы.

2. При осуществлении деятельности компании регулярно возникают конфликты на почве непонимания сотрудниками своих должностных обязанностей и зон ответственности. Часть функций дублируется, часть – не выполняется.

3. Различные подразделения компании не могут скоординировать свои действия для достижения общих целей (например, склад не может своевременно собрать заказы покупателей, транспортный отдел не может вовремя доставить заказы, а отдел снабжения начинает заказывать товар на склад в то время, когда остатки уже равны нулю).

4. Бизнес стабильно развивается, количество персонала растет. При росте количества персонала (от 10-15 человек до 30-40 и более человек) старые методы управления теряют эффективность, снижается управляемость бизнеса, собственник чувствует, что бизнес выходит из-под контроля.

5. Затраты на оплату труда персонала растут непропорционально основным показателям результативности деятельности. Есть необходимость оптимизировать выполняемые функции и, возможно, организационную структуру.

6. В компании существуют «незаменимые» ключевые сотрудники, при уходе которых риск возникновения потерь становится очень существенным. Есть необходимость сделать бизнес более независимым от этих сотрудников.

 

Эти признаки говорят о том, что предприятие как система работает нестабильно или неэффективно. У него постоянно возникают узкие места. Руководитель постоянно находится в ситуации аварийной службы, ликвидируя прорывы то в одном месте, то в другом.

 

Цели описания бизнес-процессов:

• Повышение управляемости бизнеса (компании) – закрепление ответственности за выполнение функций, регламентация взаимодействия подразделений и т.п.

• Оптимизация выполнения бизнес-процессов – ликвидация дублирования функций, уменьшение коммуникативных цепочек, автоматизация документооборота.

• Стандартизация бизнес-процессов – разработка единых стандартов выполнения работ для компании в целом.

• Выявление ресурсов для дальнейшего развития.

• Появление возможности внедрения новых методик управления (функционально-стоимостной анализ, система сбалансированных показателей и т.п.)

 

С точки зрения практической реализации отметим ряд результатов, которые достигаются сразу после окончания проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов:

• описанные и регламентированные бизнес-процессы формализуют существующую модель бизнеса, устраняют дублирование функций работниками;

• сотрудники, зная, что процессы контролируются, выполняют свою работу более добросовестно;

• количество ошибок при оформлении платежных и первичных документов снижается в среднем на 50%;

• в регламентах бизнес-процессов содержится система показателей для управления и заложен механизм дальнейшего улучшения процессов;

• регламентированные процессы представляют собой базу знаний о процессах – новые сотрудники быстрее обучаются и понимают то, что от них требуется;

• формируется полный перечень документации для управления – регламенты, должностные инструкции, положения;

• регламенты процессов представляют собой законную нормативную базу предприятия для материального стимулирования и наказания работников;

• сокращаются случаи остановки производства за счет работы обеспечивающих служб (повышается эффективность работы отдела главного энергетика, ремонтной службы);

• выявляются и ликвидируются основные средства, не использующиеся в обороте и ненужные в будущем;

• сокращаются неоправданные закупки товаров. Прозрачность и контролируемость закупок обеспечивает своевременное выполнение заявок и экономию оборотных средств за счет снижения уровня закупочных цен, транспортных затрат и затрат на содержание складов.

• Таким образом, многие проблемы современного российского менеджмента может решить использование процессно-ориентированного подхода и инструментов управления бизнес-процессами. Данная технология на сегодняшний момент является очень популярной, так как она позволяет навести порядок в компании и заложить механизм улучшения процессов.